POLÍTICA PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES DE BAICC CYCLING S.A.S

 INTRODUCCIÓN 

La Sociedad, BAICC CYCLING S.A.S con NIT 901.773.002-1, en cumplimiento a lo establecido en la Ley 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013, el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015, así como la normatividad concordante, se permite informar a los interesados respecto de la adopción de la Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual reconoce, acata y respeta los derechos de los Titulares de la información, asume con responsabilidad los deberes como Responsable e implementa los procedimientos de control necesarios para la protección de los datos personales a los cuales tiene acceso en el giro ordinario de sus actividades, para que los Encargados ejecuten sus labores observando todo lo que se consigna en este documento y en los demás que lo complementan, tal y como se indica más adelante. 

BAICC CYCLING S.A.S adopta la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales, la cual será informada a todos los Titulares de los datos, a quienes ya fueron recolectados y de quienes se obtengan en el futuro, en el ejercicio de las actividades inherentes al desarrollo de las relaciones de tipo comercial, contractual o laboral.

De esta manera, BAICC CYCLING S.A.S., manifiesta que garantiza los derechos a la: Privacidad, Intimidad, Buen Nombre, en el tratamiento de los datos personales, y, en consecuencia, todas sus actuaciones se regirán por los principios rectores de: Legalidad, Finalidad, Libertad, Veracidad o Calidad, Transparencia, Acceso y Circulación Restringida, Seguridad y Confidencialidad.

Todos los Titulares de Datos Personales que, en desarrollo de diferentes actividades legales, culturales, contractuales, comerciales, laborales, entre otras, sean permanentes u ocasionales, que llegaran a suministrar a la sociedad BAICC CYCLING S.A.S., cualquier tipo de información o dato personal, podrá: conocerla, actualizarla, rectificarla o suprimirla. Así como revocar la autorización otorgada.

Capítulo I – RESPONSABLE Y ENCARGADO DEL TRATAMIENTO 
RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO: BAICC CYCLING S.A.S.
DOMICILIO: Bogotá D.C.
NIT: 901.773.002-1
DIRECCIÓN: Carrera 7 84 A 29 LOCAL 01
CORREO ELECTRÓNICO: finanzas@cycla.cc
TELEFÓNO: 3332431291
WEB: https://cycla.cc/
  Capítulo II – MARCO NORMATIVO Y JURISPRUDENCIAL  
  • Constitución Política de Colombia de 1991, artículo 15 y artículo 20.
  • Ley 1581 de 2012(17 de octubre), Por la cual se dictan disposiciones generales para la protección de datos personales.
  • Decreto 1377 de 2013 (junio 27), Por el cual se reglamenta parcialmente la Ley 1581 de 2012, Derogado Parcialmente por el Decreto 1081 de 2015.
  • Decreto Reglamentario 886 de 2014(13 de mayo), Por el cual se reglamenta el artículo 25 de la Ley 1581 de 2012, relativo al Registro Nacional de Bases de Datos.
  • Título V de la Circular Única de la Superintendencia de Industria y Comercio.
  • Sentencia T - 114 de 2018, de la Corte Constitucional.
  • Sentencia T – 238 de 2018, de la Corte Constitucional.
  • Sentencia C – 276 del 2019, de la Corte Constitucional.
  • Sentencia T – 360 de 2022, de la Corte Constitucional.

Capítulo III – ÁMBITO DE APLICACIÓN

La presente política será aplicable a todos los datos personales que sean recolectados, almacenados, utilizados, puestos en circulación y suprimidos por BAICC CYCLING S.A.S en el ejercicio de sus funciones. De igual manera, se aplicará a todas las personas naturales cuyos datos personales sean objeto de tratamiento, ya sea en forma física o digital, y que estén sujetos a tratamiento por parte de la entidad.

Capítulo IV – DEFINICIONES

Para los efectos de la presente política y para su claridad, BAICC CYCLING S.A.S. se permite a continuación, indicar las definiciones de los términos relativos a su derecho fundamental de habeas data, las cuales son tomadas de la normatividad vigente que regulan la materia:

  1. Autorización:Consentimiento previo, expreso e informado del Titular para llevar a cabo el Tratamiento de datos personales.Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el responsable, dirigida al Titular para el tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
  2. Base de Datos:Conjunto organizado de datos personales que sea objeto de tratamiento.
  3. Causahabiente:Persona que ha sucedido a otra por causa del fallecimiento de ésta (heredero).
  4. Consulta:Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste, o por La Sociedad, para conocer la información que reposa sobre ella en bases de datos o archivos.
  5. Dato personal:Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una o varias personas naturales determinadas o determinables.
  6. Dato público:Es el dato que, de acuerdo con la ley, no es semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o de servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales y sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
  7. Dato Semiprivado: es aquel dato que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no sólo a su titular sino a cierto sector o grupo de personas.
  8. Datos sensibles:Información que afecta la intimidad del titular, cuyo mal uso puede llevar a la discriminación.
  9. Encargado del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, realice el Tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del Tratamiento.
  10. Reclamo:Solicitud del Titular del dato o las personas autorizadas por éste o por la Ley para corregir, actualizar o suprimir sus datos personales.
  11. Responsable del Tratamiento:Persona natural o jurídica, pública o privada, que por sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el Tratamiento de los datos.
  12. Titular:Persona natural cuyos datos personales sean objeto de Tratamiento.
  13. Tratamiento:Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como: la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
  14. Transferencia de datos:La transferencia de datos tiene lugar cuando el responsable y/o encargado del tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es responsable del tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
  15. Transmisión:Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de estos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un tratamiento por el encargado por cuenta del responsable.

Capítulo V – PRINCIPIOS RECTORES PARA EL TRATAMIENTO DE DATOS

Para efectos de garantizar la protección de datos personales, BAICC CYCLING S.A.S. aplicará de manera armónica e integral los siguientes principios, a la luz de los cuales se deberá realizar el tratamiento, transferencia y transmisión de datos personales.

  1. Principio de Legalidad en materia de Tratamiento de datos:El tratamiento de datos es una actividad reglada, la cual deberá estar sujeta a las disposiciones legales vigentes y aplicables que rigen el tema.
  2. Principio de Finalidad:La actividad del tratamiento de datos personales que realice La Sociedad o a la cual tuviere acceso, obedecerá a una finalidad legítima en consonancia con la Constitución Política de Colombia, la cual deberá ser informada al respectivo Titular de los datos personales.
  3. Principio de Libertad:El tratamiento de los datos personales sólo puede realizarse con el consentimiento, previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal, estatutario, o judicial que revele el consentimiento.
  4. Principio de Veracidad o Calidad:La información sujeta a Tratamiento de datos personales debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el Tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.
  5. Principio de Transparencia:En el tratamiento de datos personales, BAICC CYCLING S.A.S. garantizará al Titular su derecho de obtener en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de cualquier tipo de información o dato personal que sea de su interés o titularidad.
  6. Principio de acceso y circulación restringida:El tratamiento de datos personales se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de éstos, de las disposiciones de la ley y la Constitución. En consecuencia, el tratamiento sólo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrá estar disponibles en Internet u otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido sólo a los titulares o terceros autorizados conforme a la ley. Para estos propósitos la obligación de BAICC CYCLING S.A.S. será de medio.
  7. Principio de seguridad:La información sujeta a tratamiento por BAICC CYCLING S.A.S., se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  8. Principio de confidencialidad:Todas las personas que, en BAICC CYCLING S.A.S., administren, manejen, actualicen o tengan acceso a informaciones de cualquier tipo que se encuentre en Bases de Datos, están obligadas a garantizar la reserva de la información, por lo que se comprometen a conservar y mantener de manera estrictamente confidencial y no revelar a terceros, toda la información que llegaren a conocer en la ejecución y ejercicio de sus funciones; salvo cuando se trate de actividades autorizadas expresamente por la Ley de protección de datos. Esta obligación persiste y se mantendrá inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el Tratamiento.

 Capítulo VI – DERECHOS DEL TITULAR DE LA INFORMACIÓN

De acuerdo con lo contemplado por la normatividad vigente aplicable en materia de protección de datos, BAICC CYCLING S.A.S., a través de esta Política, garantiza a los titulares, causahabientes del titular, representantes legales y apoderados del titular de los datos personales los derechos que se indican a continuación:

  1. Acceder, conocer, actualizar, rectificar y solicitar la supresión de sus datos personales frente a BAICC CYCLING S.A.S. cuando sean parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, induzcan a error, no hayan sido autorizados o su tratamiento no respete los principios y garantías legales.
  2. Solicitar prueba de la autorización otorgada para el tratamiento de sus datos, salvo en los casos en que esta no sea requerida por ley.
  3. Ser informado, previa solicitud, sobre el uso y tratamiento dado a sus datos personales.
  4. Presentar quejas ante la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC) por infracciones a la Ley 1581 de 2012 y demás normas aplicables, una vez haya agotado el trámite de consulta o requerimiento ante BAICC CYCLING S.A.S.
  5. Acceder de manera gratuita a sus datos personales tratados, al menos una vez al mes o cuando existan modificaciones sustanciales en la política de tratamiento de datos que justifiquen nuevas consultas.

El Titular, quien deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición BAICC CYCLING S.A.S. El representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación.

Capítulo VII – Deberes y Obligaciones de BAICC CYCLING S.A.S. como responsable y de los encargados en el tratamiento de los datos personales

BAICC CYCLING S.A.S. reconoce la titularidad de los datos personales que ostentan las personas naturales y, en consecuencia, ellas de manera exclusiva pueden decidir sobre los mismos. Por lo tanto, BAICC CYCLING S.A.S. utilizará los datos personales para el cumplimiento de las finalidades autorizadas expresamente por el Titular o por las normas vigentes.

7.1 Deberes del Responsable del Tratamiento: En el tratamiento y protección de datos personales, BAICC CYCLING S.A.S. como responsable tendrá los siguientes deberes, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data.
  2. Solicitar, conservar y usar únicamente datos cuyo tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con la ley 1581 de 2012.
  3. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten en virtud de la autorización otorgada.
  4. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.
  5. Garantizar que la información sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible, implementando todas las medidas necesarias para su actualización.
  6. Rectificar la información cuando sea incorrecta, comunicar lo pertinente y suministrar al Titular información sobre el uso de sus datos cuando lo solicite.
  7. Suministrar al Encargado del Tratamiento únicamente datos previamente autorizados y exigir el cumplimiento de las condiciones de seguridad y privacidad en su manejo.
  8. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos y condiciones señalados por la Ley.
  9. Adoptar de manera real y no solo formal, la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, con sus protocolos, procedimientos y formatos, para garantizar el cumplimiento de los derechos de los titulares y la Ley.
  10. Identificar cuándo determinada información se encuentra ‘en discusión’ por un reclamo o proceso judicial, registrando la leyenda correspondiente en la base de datos.
  11. Informar a la autoridad de protección de datos sobre violaciones a los códigos de seguridad y cumplir con los requerimientos e instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC).
  12. Velar por el uso adecuado de los datos personales de los niños, niñas y adolescentes, en aquellos casos en que se encuentra autorizado el tratamiento de sus datos por el representante legal del menor.
  13. Registrar en la base de datos la leyenda ‘Reclamo en Trámite’ y abstenerse de circular información controvertida cuyo bloqueo haya sido ordenado por la SIC.
  14. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella.
  15. Usar los datos personales del Titular sólo para aquellas finalidades para las que se encuentre facultada debidamente y respetando en todo caso la normatividad vigente sobre protección de datos personales.
  16. BAICC CYCLING S.A.S. garantiza y exige que toda persona que intervenga en cualquier fase del tratamiento de los datos de carácter personal, privado, sensible o de menores, respete el secreto profesional y el deber de guardarlos, obligaciones que subsistirán aun después de finalizar sus relaciones contractuales.

7.2. Deberes de los Encargados del Tratamiento: Por su parte los Encargados que funjan como tales, de manera transitoria o permanente en cumplimiento de funciones u obligaciones contractuales, sin perjuicio de otros previstos en las disposiciones que regulen o lleguen a regular esta materia, deberán:

  1. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo derecho fundamental de Habeas Data.
  2. Conservar y actualizar la información bajo condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento, asegurando su actualización dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a su recepción.
  3. Canalizar de manera inmediata al responsable las consultas y reclamos formulados por los Titulares, para que sean tramitados conforme al Procedimiento de Atención de Solicitudes y en los términos de la Ley.
  4. Abstenerse de circular información controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio.
  5. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas autorizadas, de acuerdo con los lineamientos establecidos en esta Política.
  6. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio sobre violaciones a los códigos de seguridad y cualquier riesgo en la administración de la información de los Titulares, cumpliendo con las instrucciones y requerimientos impartidos por dicha entidad.

7.3. En atención al artículo 2.2.2.25.4.4 del Decreto 1074 de 2015, todo Responsable y Encargado deberá designar a una persona o área que asuma la función de protección de datos personales, que dará trámite a las solicitudes de los Titulares para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012.

7.4. Adicionalmente, BAICC CYCLING S.A.S implementará un programa integral de capacitación en protección de datos personales, en cumplimiento de los principios de responsabilidad demostrada y de seguridad establecidos en la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1377 de 2013. Este programa se desarrollará de la siguiente manera:

7.4.1. Objeto: El programa de capacitación tendrá como finalidad garantizar que todo el personal que tenga acceso a datos personales en el ejercicio de sus funciones conozca y aplique adecuadamente la normativa de protección de datos, así como las políticas y procedimientos internos de la empresa en esta materia.

7.4.2. Alcance: El programa de capacitación será de carácter obligatorio para todos los empleados, contratistas y terceros que tengan acceso a datos personales en el desarrollo de sus actividades para BAICC CYCLING S.A.S.

  • Contenido: Las capacitaciones abordarán, como mínimo, los siguientes temas:
  1. Marco normativo de protección de datos personales en Colombia.
  2. Principios rectores del tratamiento de datos personales.
  3. Derechos de los titulares de los datos y procedimientos para su ejercicio.
  4. Deberes de los responsables y encargados del tratamiento.
  5. Política de Tratamiento de Datos Personales de BAICC CYCLING S.A.S.
  6. Procedimientos internos para el tratamiento de datos personales.
  7. Medidas de seguridad técnicas y organizativas para la protección de datos.
  8. Consecuencias del incumplimiento de las normas de protección de datos.
    • Periodicidad: Se establecerá el siguiente calendario de capacitaciones:
  9. Inducción inicial: Todo nuevo empleado o contratista recibirá una capacitación en protección de datos como parte de su proceso de inducción, dentro de los primeros 15 días hábiles desde su vinculación.
  10. Capacitación anual: Se realizará una capacitación general anual para todo el personal, que incluirá actualizaciones normativas y refuerzo de conocimientos.
  11. Capacitaciones específicas: Se llevarán a cabo capacitaciones adicionales cuando se produzcan cambios significativos en la normativa o en los procesos internos de tratamiento de datos de la empresa.
    • Metodología: Las capacitaciones se realizarán mediante sesiones presenciales o virtuales, según sea más conveniente, y podrán incluir presentaciones, casos prácticos, evaluaciones y material de apoyo.
    • Evaluación y seguimiento: Al finalizar cada capacitación, se realizará una evaluación para verificar la comprensión de los temas tratados. Se requerirá una calificación mínima del 80% para considerar aprobada la capacitación.
    • Registro: Se mantendrá un registro detallado de todas las capacitaciones realizadas, que incluirá:
      1. Fecha y duración de la capacitación.
      2. Contenido temático.
      3. Nombre y cargo de los asistentes.
      4. Resultados de las evaluaciones.
    • Responsabilidad: El Oficial de Protección de Datos de la empresa, o quien haga sus veces, será el responsable de diseñar, implementar y supervisar el programa de capacitación, en coordinación con el área de Recursos Humanos.
    • Actualización: El programa de capacitación será revisado y actualizado anualmente, o con mayor frecuencia si las circunstancias lo requieren, para asegurar su pertinencia y eficacia.
    • Certificación: BAICC CYCLING S.A.S. podrá expedir certificados de asistencia y aprobación de las capacitaciones, los cuales serán incorporados al expediente laboral o contractual de cada participante.

La implementación efectiva de este programa de capacitación constituirá una medida proactiva de BAICC CYCLING S.A.S. para garantizar el cumplimiento de sus obligaciones en materia de protección de datos personales, en consonancia con el principio de responsabilidad demostrada (accountability) consagrado en la normativa vigente.

Capitulo VIII – TRATAMIENTO Y FINALIDAD AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS PERSONALES

BAICC CYCLING S.A.S es una empresa especializada en la comercialización de prendas de vestir y artículos deportivos, tanto al por mayor como al detal, a través de plataformas virtuales y establecimientos físicos. Para llevar a cabo sus actividades comerciales, BAICC CYCLING S.A.S requiere recopilar y tratar datos personales de diversas personas, incluyendo: (i) clientes, (ii) posibles clientes, (iii) proveedores, (iv) potenciales proveedores, (v) empleados o contactos de clientes, (vi) empleados o contactos de proveedores y potenciales proveedores, (vii) empleados, (viii) candidatos a empleo, (ix) accionistas y (x) inversionistas potenciales.

La recolección, almacenamiento y uso de estos datos tiene como objetivo facilitar la comunicación con los titulares de la información, optimizar los procesos de compra y envío de productos, garantizar el cumplimiento de sus obligaciones contractuales, y asegurar la ejecución efectiva y continua de sus actividades comerciales.

 8.1. Finalidades generales del tratamiento de datos personales:

  1. Establecer y mantener canales de comunicación con los titulares de los datos.
  2. Enviar boletines e información corporativa que pueda ser de interés.
  3. Evaluar la calidad de los productos y servicios ofrecidos y recibidos.
  4. Cumplir con las obligaciones derivadas de su objeto social, tanto a nivel nacional como internacional.
  5. Monitorear el cumplimiento de obligaciones por parte de los clientes.
  6. Crear usuarios para el acceso a plataformas y aplicaciones.
  7. Implementar estrategias de mercadeo y publicidad relacionadas con la actividad comercial de BAICC CYCLING S.A.S.

8.2. Finalidades específicas para datos financieros, crediticios, comerciales y de servicios:

  1. Analizar la viabilidad de establecer y mantener relaciones contractuales.
  2. Evaluar riesgos asociados a acuerdos comerciales.
  3. Desarrollar estudios de mercado y análisis estadísticos.

8.3. Finalidades específicas según la relación con el titular:

8.3.1. Clientes y usuarios:

  1. Brindar información sobre productos y servicios.
  2. Proporcionar soporte técnico y atención a solicitudes.
  3. Gestionar procesos de archivo, actualización y almacenamiento de datos.
  4. Implementar programas de fidelización.
  5. Informar sobre nuevos productos y servicios.
  6. Analizar y optimizar productos y servicios actuales y futuros.
  7. Administrar información sobre riesgos crediticios y prevenir el lavado de activos.
  8. Realizar análisis estadísticos para mejorar los servicios.
  9. Garantizar la seguridad y efectividad en transacciones realizadas en la plataforma.
  10. Cumplir con contratos y transacciones realizadas con usuarios y clientes.
  11. Atender solicitudes, quejas y reclamos.
  12. Enviar ofertas comerciales y realizar estrategias de mercadeo.
  13. Elaborar estudios de mercado y encuestas de satisfacción.
  14. Compartir datos con terceros contratados para el cumplimiento de servicios.
  15. Gestionar información para cumplir con obligaciones fiscales y contables.
  16. Identificar usuarios en plataformas digitales.
  17. Facturar y gestionar pagos.
  18. Compartir datos con empresas de servicios y outsourcing.
  19. Transferir o transmitir datos a terceros en el marco de acuerdos comerciales.
  20. Prevenir actividades ilegales y detectar fraudes.
  21. Cumplir con obligaciones contractuales con terceros.
  22. Contactar con fines comerciales o de gestión de cobro mediante diversos canales autorizados.

8.3.2. Proveedores:

  1. Ejecutar los contratos suscritos con BAICC CYCLING S.A.S.
  2. Llevar a cabo procesos de selección y contratación.
  3. Gestionar el cobro y recaudo de pagos a través de diversos medios.
  4. Realizar reportes en centrales de riesgo y verificar antecedentes en listas de control.
  5. Compartir información con empresas de servicios y outsourcing.

8.3.3. Empleados:

  1. Ejecutar los contratos laborales.
  2. Llevar a cabo procesos de selección y administración de personal.

8.3.4 Accionistas:

  1. Gestionar procesos administrativos, financieros, contables y legales asociados a la participación accionaria en la empresa.
  2. Con este enfoque, BAICC CYCLING A.S garantiza la adecuada administración y protección de los datos personales, en cumplimiento de la normativa vigente y en pro de la mejora continua de sus operaciones y relaciones comerciales.

Capítulo IX – AUTORIZACIÓN Y CONSENTIMIENTO DEL TITULAR

BAICC CYCLING S.A.S. requiere del consentimiento libre, previo, expreso e informado del Titular de los datos personales para el tratamiento de estos, excepto en los casos expresamente autorizados en la Ley, a saber:

  1. Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
  2. Datos de naturaleza pública.
  3. Casos de urgencia médica o sanitaria.
  4. Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
  5. Datos relacionados con el Registro Civil de las Personas.

Capitulo X – Medios y prueba para otorgar la autorización

La autorización será solicitada por BAICC CYCLING S.A.S. de manera previa al tratamiento de los datos personales.

BAICC CYCLING S.A.S. obtendrá la autorización mediante diferentes medios, entre ellos el documento físico o electrónico (vía correo electrónico), en todo caso debe ser un medio que permita la obtención del consentimiento mediante conductas inequívocas, a través de las cuales se concluya, que de no haberse surtido la misma por parte del Titular o la persona legitimada para ello, los datos no se hubieran almacenado o capturado en la base de datos.

BAICC CYCLING S.A.S. conservará la prueba de la autorización otorgada por los titulares de los datos personales para su tratamiento, para lo cual utilizará los mecanismos disponibles a su alcance en la actualidad (físico y electrónico), al igual que adopta las acciones necesarias para mantener el registro de la forma y fecha en la que se obtuvo. En consecuencia, BAICC CYCLING S.A.S. podrá establecer archivos físicos o repositorios electrónicos realizados de manera directa o a través de terceros contratados para tal fin, quienes tendrá cláusula de Confidencialidad para el manejo de esta información.

En caso de que la Autorización sea solicitada por el Titular, se informará que dicha solicitud puede realizarse al correo electrónico, y se atenderá de acuerdo con el Procedimiento de Atención de Solicitudes.

 Capítulo XI – Autorización para el tratamiento de datos personales

 Se requiere la autorización previa, expresa e informada del Titular para el uso de sus Datos Personales, la cual deberá obtener BAICC CYCLING S.A.S. previo diligenciamiento del Formato denominado:  Autorización para el Tratamiento de Datos Personales,  Autorización para el Tratamiento de Datos Personales Proveedores y Contratistas,  el que aplique de acuerdo con la calidad del titular, el cual debe ser diligenciado en su totalidad, con información veraz y entregado en la Recepción – Portería, en la Administración o mediante solicitud al correo electrónico: finanzas@cycla.cc

En BAICC CYCLING S.A.S., se tratarán sus datos para los fines indicados en esta Política y nunca para finalidades diferentes a las autorizadas por el Titular. De igual manera, al momento de la recolección de los datos el Titular debe ser informado, de forma expresa, inequívoca de la finalidad del tratamiento, además de las posibilidades de ejercer el derecho de habeas data, de acceso, rectificación, supresión y oposición a la información que es recolectada.

BAICC CYCLING S.A.S. obtiene su Autorización utilizando los formatos señalados en este Capítulo, una vez diligenciado el que corresponda, puede ser allegado por el Titular, a través de los medios dispuestos por BAICC CYCLING S.A.S. y, que de acuerdo con las normas vigentes en el ordenamiento jurídico colombiano, garantizan su consulta posterior, los cuales son: (i) Por escrito; (ii) Por correo electrónico completa y debidamente diligenciado por quien otorga la Autorización; (iii) O mediante conducta concluyente para el caso de imágenes.

 Capitulo XII - Revocatoria de la autorización:

Los titulares de los datos personales pueden en cualquier momento revocar la autorización otorgada a BAICC CYCLING S.A.S. para el tratamiento de sus datos personales o solicitar la supresión de estos, siempre y cuando no lo impida una disposición legal o contractual. BAICC CYCLING S.A.S. reglamenta mediante el Procedimiento de Atención de Solicitudes, mecanismos sencillos y gratuitos que permitan al Titular revocar su autorización o solicitar la supresión sus datos personales, al menos por el mismo medio por el que lo otorgó.

Para lo anterior, deberá tenerse en cuenta que la revocatoria del consentimiento puede expresarse, por una parte, de manera total en relación con las finalidades autorizadas, y, por lo tanto, BAICC CYCLING S.A.S. deberá cesar cualquier actividad de tratamiento de los datos; y por la otra, de manera parcial en relación con ciertos tipos de tratamiento, en cuyo caso serán estos sobre los que cesarán las actividades de tratamiento, como para fines informativos, entre otros. En este Último caso, BAICC CYCLING S.A.S. podrá continuar tratando los datos personales para aquellos fines en relación con los cuales el Titular no hubiera revocado su consentimiento.

Tratamiento de Datos Sensibles: Para el caso de datos personales sensibles, BAICC CYCLING S.A.S. podrá hacer uso y tratamiento de ellos cuando:

  1. El titular haya dado su autorización explícita, salvo en los casos que por ley no sea requerido el otorgamiento de dicha autorización.
  2. El tratamiento sea necesario para salvaguardar el interés vital del Titular y este se encuentre física o jurídicamente incapacitado. En estos eventos, los representantes legales deberán otorgar su autorización.
  3. El tratamiento sea efectuado en el curso de las actividades legítimas y con las debidas garantías por parte de una fundación, ONG, asociación o cualquier otro organismo sin ánimo de lucro, cuya finalidad sea política, filosófica, religiosa o sindical, siempre que se refieran exclusivamente a sus miembros o a las personas que mantengan contactos regulares por razón de su finalidad. En estos eventos, los datos no se podrán suministrar a terceros sin la autorización del titular.
  4. El Tratamiento se refiera a datos que sean necesarios para el reconocimiento, ejercicio o defensa de un derecho en un proceso judicial.
  5. El Tratamiento tenga una finalidad histórica, estadística o científica. En este evento deberán adoptarse las medidas conducentes a la supresión de identidad de los titulares. Sin perjuicio de las excepciones previstas en la ley, en el tratamiento de datos sensibles se requiere la autorización previa, expresa e informada del titular, la cual deberá ser obtenida por cualquier medio que pueda ser objeto de consulta y verificación posterior.

 Capítulo XIII – Aviso de Privacidad

El Aviso de Privacidad es un documento físico que se pone a disposición del Titular con el fin de informarle sobre el Tratamiento de los datos personales y comunicar información relacionada con la existencia de la Política Integral de Datos Personales la forma de acceder a la misma, las finalidades del Tratamiento y contiene:

  1. La identidad, domicilio y datos de contacto del responsable de Tratamiento.
  2. El tipo de Tratamiento al cual serán sometidos los datos y la finalidad de este.
  3. Los mecanismos dispuestos por el Responsable para que el Titular conozca la Política Integral de Tratamiento de Datos Personales, así como los cambios que se produzcan.
  4. Los derechos del titular.
  5. Los procedimientos para la atención de consultas y reclamos.
  6. El carácter facultativo de la respuesta relativa a preguntas relacionadas con los datos sensibles.

Capítulo XIV – Garantías del derecho de acceso

 Para garantizar el derecho de acceso del Titular de los datos, BAICC CYCLING S.A.S. pondrá a disposición de éste, previa acreditación de su identidad, legitimidad, o personalidad de su representante, sin costo o erogación alguna, de manera pormenorizada y detallada, los respectivos datos personales a través de todo tipo de medio, incluyendo los medios electrónicos que permitan el acceso directo del Titular a ellos. Dicho acceso deberá ofrecerse sin límite alguno y le deben permitir al Titular la posibilidad de conocerlos y actualizarlos.

Capítulo XV – Procedimientos para el ejercicio de los derechos del titular

 15.1. Procedimiento de Consultas:

Los Titulares podrán consultar la información personal que repose en las bases de datos de BAICC CYCLING S.A.S., mediante comunicación dirigida al responsable, la cual puede ser radicada en físico en el domicilio de la empresa o enviada al correo electrónico: finanzas@cycla.cc, en todo caso el Titular deberá indicar con claridad el lugar y dirección de notificación de la respuesta.

BAICC CYCLING S.A.S. suministrará toda la información contenida en el registro individual o que esté vinculada con la identificación del Titular, en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado antes del vencimiento de los diez (10) días hábiles, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se emitirá la respuesta a su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer plazo.

 15.2.Procedimiento de Reclamos:

El Titular que considere que la información contenida en una base de datos debe ser objeto de corrección, actualización o supresión, o cuando adviertan el presunto incumplimiento de cualquiera de los deberes contenidos en la ley, podrán presentar un reclamo ante BAICC CYCLING S.A.S., el cual será tramitado bajo las siguientes reglas:

El reclamo del Titular se formulará mediante solicitud dirigida a la Sociedad al correo electrónico: finanzas@cycla.cc, o mediante comunicación escrita dirigida al Representante legal de BAICC CYCLING S.A.S., con la identificación del Titular, la descripción de los hechos que dan lugar al reclamo, la dirección, y acompañando los documentos que se quiera hacer valer. Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días hábiles siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

En caso de que el reclamo no sea de competencia de BAICC CYCLING S.A.S., se dará traslado a quien corresponda en un término máximo de dos (2) días hábiles e informará de la situación al interesado.

El término máximo para atender el reclamo será de quince (15) días hábiles contados a partir del día siguiente a la fecha de su recibo. Cuando no fuere posible atender el reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término.

15.3. Procedimiento para la Atención de Petición de actualización y/o rectificación

BAICC CYCLING S.A.S. rectificará y actualizará, a solicitud del Titular, la información de éste que resulte ser incompleta o inexacta, de conformidad con el procedimiento y los términos antes señalados, para lo cual se tendrá en cuenta:

  1. El Titular deberá allegar la solicitud al correo electrónico: finanzas@cycla.cc, en medio físico dirigido al Representante legal indicando la actualización y/o rectificación a realizar y aportará la documentación que sustente su petición.
  2. BAICC CYCLING S.A.S. podrá habilitar mecanismos que le faciliten el ejercicio de este derecho al Titular, siempre y cuando éstos lo beneficien. En consecuencia, se podrán habilitar medios electrónicos u otros que considere pertinentes, los cuales serán informados en el Aviso de Privacidad, el cual estará disponible en la Recepción de BAICC CYCLING S.A.S.

 15.4. Procedimiento para la Atención de Petición de Supresión de Datos

El titular de los datos personales tiene el derecho de solicitar a BAICC CYCLING S.A.S. su supresión (eliminación) en cualquiera de los siguientes eventos:

  1. Cuando considere que los mismos no están siendo tratados conforme a los principios, deberes y obligaciones previstas en la normatividad vigente.
  2. Hayan dejado de ser necesarios o pertinentes para la finalidad para la cual fueron recabados.
  3. Se haya superado el periodo necesario para el cumplimiento de los fines para los que fueron recabados.

Esta supresión implica la eliminación total o parcial de la información personal de acuerdo con lo solicitado por el Titular en los registros, archivos, bases de datos o tratamientos realizados por BAICC CYCLING S.A.S. Sin embargo, este derecho del Titular no es absoluto y en consecuencia BAICC CYCLING S.A.S. podrá negar su ejercicio, cuando:

  1. El Titular tenga un deber legal o contractual de permanecer en la base de datos.
  2. La eliminación de datos obstaculice actuaciones judiciales o administrativas vinculadas a obligaciones fiscales, la investigación y persecución de delitos o la actualización de sanciones administrativas.
  3. Los datos sean necesarios para proteger los intereses jurídicamente tutelados del Titular; para realizar una acción en función del interés público, o para cumplir con una obligación legalmente adquirida por el Titular.

 BAICC CYCLING S.A.S. aplicará internamente el Procedimiento Atención de Solicitudes que regula estos trámites.

Capítulo XVI – Registro Nacional de Bases de Datos

 BAICC CYCLING S.A.S. se reserva, en los eventos contemplados en la Ley y en sus estatutos y reglamentos internos, la facultad de mantener y catalogar determinada información que repose en sus bases o bancos de datos, como confidencial de acuerdo con las normas vigentes, sus estatutos y reglamentos. BAICC CYCLING S.A.S., procederá de acuerdo con la normatividad vigente y la reglamentación que para tal fin expida el Gobierno Nacional, a realizar el registro de sus bases de datos, ante El Registro Nacional de Bases de Datos (RNBD) que será administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio.

 Capítulo XVII– Seguridad de la información y medidas de seguridad

 Dando cumplimiento al principio de seguridad establecido en la normatividad vigente, BAICC CYCLING S.A.S. adoptará las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento.

 Capítulo XVIII –  Divulgación de Información a Autoridades y Terceros

 BAICC CYCLING S.A.S., también podrá intercambiar información personal con autoridades gubernamentales o públicas de otro tipo (incluidas, entre otras autoridades judiciales o administrativas, autoridades fiscales y organismos de investigación penal, civil, administrativa, disciplinaria y fiscal), y terceros participantes en procedimientos legales civiles y sus contadores, auditores, abogados y otros asesores y representantes, porque es necesario o apropiado: (a) para cumplir con las leyes vigentes, incluidas las leyes distintas a las de su país de residencia; (b) para cumplir con procesos jurídicos; (c) para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno, y para responder las solicitudes de las autoridades públicas y del gobierno distintas a las de su país de residencia; (d) para hacer cumplir nuestros términos y condiciones; (e) para proteger nuestras operaciones; (f) para proteger nuestros derechos, privacidad, seguridad o propiedad, los suyos o los de terceros; y (g) obtener las indemnizaciones aplicables o limitar los daños y perjuicios que nos puedan afectar.

Capítulo XIX – Vigencia de las Bases de Datos

 BAICC CYCLING S.A.S., como Responsable del Tratamiento de Datos Personales, conserva la información según los principios de finalidad, necesidad y temporalidad de la Ley 1581 de 2012.

Los datos se almacenarán por los siguientes períodos:

  1. Usuarios y clientes: Durante la relación contractual y hasta 10 años adicionales.
  2. Empleados y exempleados: Durante la relación laboral y 20 años más, conforme a normas laborales.
  3. Proveedores y contratistas: Durante la relación comercial y 5 años adicionales para fines contables y legales.
  4. Prospectos y clientes potenciales: Hasta 2 años desde la última interacción, salvo autorización expresa para mayor tiempo.
  5. Datos sensibles: Solo por el tiempo necesario para su finalidad, eliminándose de manera segura.

Estos plazos podrán extenderse si una norma legal lo exige o si hay procesos administrativos o judiciales en curso. BAICC CYCLING S.A.S. revisará anualmente sus bases de datos para su actualización o eliminación, conforme a la normativa vigente. Asimismo, mantendrá actualizada la información en el Registro Nacional de Bases de Datos administrado por la Superintendencia de Industria y Comercio, garantizando transparencia y supervisión. Los titulares pueden solicitar la supresión de sus datos en cualquier momento, salvo que exista una obligación legal o contractual para su conservación. Cualquier modificación en los plazos será comunicada oportunamente.

 BAICC CYCLING S.A.S. reafirma su compromiso con la protección de datos y el cumplimiento de la normativa vigente.

Capítulo XX– Vigencia Política de Tratamientos de Datos Personales

 La presente política rige a partir del 1 de abril de 2025 y deja sin efectos los reglamentos o manuales especiales que se hubiesen podido adoptar por instancias administrativas en BAICC CYCLING S.A.S.

BAICC CYCLING S.A.S. ha creado la presente Política para el Tratamiento de Datos Personales en el que se definen, entre otros, los principios que cumplirán al transferir, recolectar, almacenar, usar y realizar cualquier actividad u operación con datos personales y los mecanismos para que los ejerzan. Esta política puede ser consultada en la página web https://cycla.cc/.

Los datos principales de BAICC CYCLING S.A.S. a los que usted se puede comunicar para recibir más información son:

Domicilio principal:

Bogotá D.C. – Cundinamarca

Dirección:

Carrera 7 84 A 29 LOCAL 01

Correo electrónico:

finanzas@cycla.cc

Responsable:

BAICC CYCLING S.A.S.

Celular:

3332431291

Página Web:

https://cycla.cc/

 

Vigencia: La presente política empieza a regir a partir del primero (1), de abril de 2025.

Aprobado por:

CAMILO ANDRES REINA RAMIREZ

Representante Legal

BAICC CYCLING S.A.S.

 VoBo: Junta Directiva